Projektportfolio-Management bezeichnet den Prozess der Auswahl, Priorisierung und Steuerung der (fast) gesamten Projektlandschaft und fasst diese in Portfolios zusammen. Dabei erfolgt die Bewertung der Projekte in Übereinstimmung mit den strategischen Zielen einer Organisation/Unternehmens. Ziel ist es, die Ressourcen optimal zu nutzen, Risiken zu minimieren, Budget besser planen zu können und sicherzustellen, dass die Projekte den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen bringen.
Das PPM hilft Unternehmen, den Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte zu behalten, deren Fortschritt zu überwachen und Entscheidungen auf Basis von Prioritäten, Ressourcenverfügbarkeit und Unternehmenszielen zu treffen. Es ermöglicht auch die Anpassung von Projekten an veränderte Geschäftsstrategien oder Marktbedingungen.
Zu den Kernaufgaben des PPM gehören:
1. Projektbewertung – Analyse des Nutzens, der Kosten und der Risiken von Projekten.
2. Priorisierung – Festlegung der Reihenfolge, in der Projekte durchgeführt werden sollen.
3. Ressourcenallokation – Verteilung von Ressourcen wie Budget, Personal und Zeit auf Projekte.
4. Überwachung – Kontrolle der Performance und des Fortschritts aller Projekte im Portfolio.
5. Anpassung – Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Portfolios an neue Gegebenheiten.
Um PPM zu gestalten, bedarf es eines PMO (Projektmanagement Office). Dieses plant die Portfolios und erstellt Prozesse und Regeln für das Projektmanagement und die Projektleiter. Dazu gehören bspw. Vorgaben, welche Tools und Methoden genutzt werden sollen, wie Reports erstellt werden müssen und wann diese geliefert werden müssen. Idealerweise gibt eine Software, die die Prozesse im PMO und PPM abbildet und die Projektleiter unterstützt.
Fazit: PPM unterstützt die strategische Ausrichtung eines Unternehmens und stellt sicher, dass alle Projekte im Einklang mit den übergeordneten Geschäftszielen stehen.