Die Projektmanagement-Prozessgruppen umfassen die zentralen Phasen, in denen alle Projektaktivitäten organisiert und durchgeführt werden. Sie definieren die wesentlichen Schritte für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts und sind im PMBOK® Guide (Project Management Body of Knowledge) des Project Management Institute (PMI) verankert. Jede Prozessgruppe enthält spezifische Prozesse, die sich auf verschiedene Aspekte des Projektmanagements beziehen.
Die fünf Projektmanagement-Prozessgruppen sind:
- Initiierungsprozessgruppe
Diese Gruppe markiert den Start eines Projekts. Es werden grundlegende Entscheidungen getroffen, wie die Definition des Projektziels, des Umfangs und der Stakeholder. In dieser Phase wird typischerweise der Projektauftrag erstellt und die Machbarkeit des Projekts bewertet. - Planungsprozessgruppe
Hier wird das Projekt detailliert geplant, um festzulegen, wie die Projektziele erreicht werden. Diese Gruppe umfasst die Entwicklung von Plänen für Zeit, Kosten, Qualität, Ressourcen, Kommunikation, Risiken und Beschaffung. Ein strukturierter Plan dient als Leitfaden für die Durchführung und Überwachung des Projekts.
- Ausführungsprozessgruppe
In dieser Phase werden die Pläne in die Tat umgesetzt. Ressourcen werden bereitgestellt, Aufgaben zugewiesen, und das Projektteam arbeitet an der Fertigstellung der definierten Arbeitspakete. Die Kommunikation und Koordination der Projektaktivitäten stehen hier im Mittelpunkt.
- Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe
Diese Gruppe läuft parallel zur Ausführungsphase und konzentriert sich auf die Überwachung des Projektfortschritts. Es wird sichergestellt, dass das Projekt im Rahmen der festgelegten Ziele bleibt. Abweichungen vom Plan werden identifiziert und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergriffen.
- Abschlussprozessgruppe
Hier wird das Projekt offiziell beendet. Die endgültigen Ergebnisse werden übergeben, Verträge abgeschlossen, das Projektteam aufgelöst und eine abschließende Bewertung durchgeführt. In dieser Phase werden auch die “Lessons Learned” dokumentiert.
Die Prozessgruppen stellen sicher, dass ein Projekt geordnet und strukturiert durchgeführt wird, indem sie die einzelnen Schritte des Projektmanagements klar definieren und unterstützen.