Das Project Management Institute (PMI) definiert ein Projekt als ein zeitlich begrenztes Unterfangen, das einen klaren Anfang und ein klares Ende hat und durchgeführt wird, um ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen.
Projekte weisen in der Regel folgende Kriterien auf:
Kriterium 1:
Projekte sind neue, noch nie durchgeführte Aufgaben im Unternehmen. Solche neuartigen Aufgaben erfordern ein strukturiertes Projektmanagement, um sicherzustellen, dass sie effizient und erfolgreich umgesetzt werden.
Kriterium 2:
Jedes Projekt verfolgt mindestens ein spezifisches Ziel. Dieses Ziel sollte positiv formuliert und nach den Regeln der SMART-Formel definiert werden. Im Rahmen eines professionellen Projektmanagements ist es entscheidend, dass dieses Ziel klar und messbar ist, um den Fortschritt und Erfolg des Projekts überwachen zu können.
Kriterium 3:
Projekte haben eine festgelegte zeitliche Begrenzung, die mit einem definierten Start und einem vereinbarten Abschluss aller Arbeiten einhergeht. Projektmanagement sorgt dafür, dass diese zeitliche Struktur eingehalten wird und Ressourcen entsprechend verwaltet werden.
Kriterium 4:
Projekte sind einmalig und neuartig und werden nicht regelmäßig durchgeführt. In einigen Fällen gibt es jedoch wiederkehrende Projekte, wie z.B. die regelmäßige Umstellung von Notebooks im Vertrieb auf eine neue Softwareversion. Trotz dieser Wiederholungen werden sie als Projekte behandelt, da sie spezielle Anforderungen erfüllen und unter den Rahmenbedingungen des Projektmanagements abgewickelt werden. Für regelmäßige Abläufe ist jedoch Prozessmanagement oft die bessere Wahl, um Effizienz zu gewährleisten.
Kriterium 5:
Projekte zeichnen sich oft durch eine hohe Komplexität aus. Dies betrifft:
– Die Aufgabenstellung und die damit verbundenen Risiken
– Die Anzahl der beteiligten Personen (Projektteam, Stakeholder) sowie deren geografische Verteilung
– Die Vielfalt der eingesetzten Technologien
– Die Risiken, die durch die Neuartigkeit und Komplexität entstehen
– Die internationale Zusammenarbeit, die häufig Teil des Projektmanagements ist.
Kriterium 6:
Projekte operieren oft mit begrenzten Ressourcen, insbesondere in Bezug auf verfügbare Mitarbeiter. Effizientes Projektmanagement sorgt dafür, dass diese Ressourcen optimal eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.
Kriterium 7:
Die Projektteams sind bereichsübergreifend und bestehen aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen oder Fachbereiche. Im Projektmanagement ist die interdisziplinäre Zusammenarbeit von zentraler Bedeutung, um die verschiedenen Aspekte des Projekts erfolgreich zu koordinieren.
Kriterium 8:
Projekte erfordern eine eigene Organisation, die unabhängig von der Linienorganisation agiert. Dies bedeutet, dass es spezielle Vereinbarungen über Meetings, Rollenverteilung und zusätzliche Verantwortlichkeiten im Team gibt, die im Rahmen eines professionellen Projektmanagements festgelegt werden.
Zusammenfassung:
Nicht jede Aufgabe ist ein Projekt. Für kleinere Aufgaben ist es oft sinnvoll, auf einfachere Methoden zurückzugreifen. In solchen Fällen kann ein Kanban-Board, kombiniert mit flexiblen Regeln zur Information und Abstimmung, hilfreich sein. Für größere und komplexere Projekte ist jedoch strukturiertes Projektmanagement unerlässlich, um die vielfältigen Anforderungen zu bewältigen und den Projekterfolg sicherzustellen.