Behörden kämpfen mit besonderen herausforderungen
Der globale Markt für Projektmanagement wird derzeit auf rund 4 Milliarden US-Dollar geschätzt. Dies verdeutlicht die zentrale Rolle von Projektmanagement-Prozessen bei der erfolgreichen Umsetzung von Ideen und Plänen. Laut dem Project Management Institute gehen jedoch 9,9 % jedes für ein Projekt ausgegebenen Dollars aufgrund schlechter Projektleistung verloren. Besonders im öffentlichen Sektor zeigt sich, dass Projekte effizienter gemanagt werden müssen.
Warum ist das so? Im Gegensatz zu privaten oder kommerziellen Projekten müssen Regierungsprojekte weitreichende Anforderungen erfüllen, da sie größtenteils durch Steuergelder finanziert werden. Diese Projekte müssen nicht nur transparent gestaltet, sondern auch für die Öffentlichkeit nachvollziehbar und gut dokumentiert sein, um sicherzustellen, dass die Investitionen der Steuerzahler gut angelegt sind.
Eine Umfrage von GovLoop unter 374 Fachleuten im öffentlichen Sektor hat gezeigt, dass die größten Herausforderungen im Projektmanagement in Behörden wie folgt aussehen
- Ineffektive Kommunikation: 42 % der Befragten gaben an, dass mangelhafte Kommunikation das größte Hindernis für den Projekterfolg darstellt.
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Mangelnde Unterstützung durch das Management: 38 % der Befragten beklagten fehlende Rückendeckung seitens der Führungsebene.
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Unzureichende Ressourcen: Ebenfalls 38 % gaben an, dass fehlende Ressourcen im Projektmanagement ein großes Problem seien.
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Begrenztes Budget: 36 % der Befragten berichteten, dass finanzielle Engpässe die Projektdurchführung erschwerten.
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Strategiewechsel: Unerwartete Änderungen in der Strategieentwicklung stellten für 34 % der Befragten eine Herausforderung dar.
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Unklare Ziele: 32 % nannten unspezifische oder unrealistische Zielvorgaben als Hemmnis für den Projekterfolg.
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Weitere Hürden waren unrealistische Schätzungen, verpasste Fristen und unvorhergesehene Veränderungen im Umfeld.
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Darüber hinaus beeinflussen kommende Wahlen, Regularien der EU, Vergabevorschriften, die Bezahlung der Mitarbeiter, und viele andere politische Faktoren die Projekte.
Erfolgsstrategien für das Projektmanagement in Behörden
Um diesen Herausforderungen im Projektmanagement in Behörden erfolgreich zu begegnen, sollten Sie folgende Tipps beachten:
Prioritäten setzen: Effiziente Priorisierung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kann den Ablauf erheblich verbessern. Stellen Sie sicher, dass immer eine klare Hauptpriorität identifiziert wird.
Regelmäßige Kommunikation: tägliche Abstimmungen und Check-ins können helfen, Fristen einzuhalten, Missverständnisse zu vermeiden und Ressourcen optimal zu nutzen.
Fachkundige Unterstützung einholen: Die Zusammenarbeit mit Experten kann entscheidend sein, um Prozesse zu optimieren und Projekte effizient abzuschließen.
Project Excellence verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und öffentlichen Verwaltungen, darunter das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, mehrere Landesämter, die Deutsche Rentenversicherung, sowie weitere verschiedene staatliche und lokale Institutionen. Wir bieten maßgeschneiderte und praxisorientierte Lösungen im Projektmanagement, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Unsere Dienstleistungen umfassen:
- Einstieg in die Projektmanagement Methoden (klassisch und agil)
- Risiko- und Chancenmanagement
- Schätzung, Planung und Monitoring & Controlling
- Führung ohne Weisungsbefugnis für Projektleiter
- Agiles und hybrides Projektmanagement
Indem Sie Project Excellence und unsere Trainer und Berater in Ihr Projektmanagement einbinden, gewährleisten Sie die Einhaltung bewährter Verfahren, klare Kommunikation und einen reibungslosen Projektverlauf – von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung.