Resource Management

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Wo Visionen Realität werden

Ein erfolgreicher Projektstart hängt maßgeblich davon ab, die richtigen Stakeholder und Fachexperten frühzeitig einzubeziehen. Wen solltest du zu Rate ziehen, wenn du ein neues Projekt startest oder eine innovative Idee vorstellen möchten?

Ein Kunde von mir erzählte mir von einer Erfahrung, die er kürzlich bei einem Projekt gemacht hatte: “Ein Fehler, den ich bei einem unserer letzten Projekte gemacht habe, war, dass wir unsere IT-Experten nicht von Anfang an in den Prozess eingebunden haben. Das Projekt wurde deswegen zwar nicht verzögert oder anderweitig beeinträchtigt, aber es führte dazu, dass wir unseren IT-Experten verspätet zusätzliche Aufgaben aufbürden mussten. Das war alles andere als ideal und ließ den Eindruck entstehen, dass ihre Rolle nur nachträglich berücksichtigt wurde. Manche empfanden, dass ihre Rolle unbedeutend ist – etwas, das ich in meiner Zusammenarbeit mit Stakeholdern künftig unbedingt vermeiden möchte.”

Ich selbst habe einmal erlebt, wie ein Spezialist für die Datenbanken viel zu spät eingebunden wurde. Das hat das Projekt nicht nur deutlich verzögert, sondern die Kommunikation zum Spezialisten wurde schwierig, weil er in Opposition gegangen ist. Das ist keine gute Voraussetzung für ein pünktlich abzuschließendes Projekt. Deshalb achte gezielt in meinen Projektmanagement Seminaren besonders darauf, dass Stakeholdermanagement als wesentlicher Faktor im Projekt erkannt wird.

Aus dieser Erfahrung heraus können wir lernen, wie wichtig es ist, von Beginn an die richtigen Experten und Abteilungen einzubinden. Im Folgenden findest du eine Liste der wichtigsten Stakeholder und Fachexperten, die bei jedem Projektstart unbedingt konsultiert werden sollten. Dies ist keine vollständige Liste. Du willst für Deine Projekte weitere Stakeholder identifizieren, um einen reibungslosen und kooperativen Ablauf zu gewährleisten.

Ein gut strukturiertes Stakeholder Kick-Off-Meeting ist eine gute Gelegenheit, um ein Projekt erfolgreich zu starten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Auch wirst du sicherlich widersprüchliche Bedürfnisse erkennen.
Diese Checkliste hilft dir, alle wichtigen Punkte im Blick zu behalten, damit dein Kick-Off-Meeting reibungslos abläuft und alle Stakeholder einbezogen werden. Stelle Dir vor dem Meeting die folgenden Fragen:

  1. Wer sind meine wichtigsten Stakeholder?

Die Identifizierung der relevanten Stakeholder ist essenziell, um die Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten zu berücksichtigen. Hier sind einige der wichtigsten Stakeholder, die in deinem Kick-Off-Meeting berücksichtigt werden sollten:

Interne Stakeholder:

  • Projektteam: Projektleiter, Teammitglieder, Entwickler, Designer, Marketing- und Vertriebsteam, Ingenieure, u.a.
  • Management: Führungskräfte, Abteilungsleiter und Entscheidungsträger, die das Projekt genehmigen oder unterstützen müssen.
  • Finanzen: Budgetverantwortliche, die sicherstellen, dass die finanziellen Mittel korrekt verwaltet werden.
  • IT-Abteilung: Zuständig für technische Unterstützung und Infrastruktur.

Externe Stakeholder:

  • Kunden: Diejenigen, die das Endprodukt nutzen werden oder spezifische Anforderungen an das Projekt haben.
  • Lieferanten und Dienstleister: Externe Partner, die benötigte Produkte oder Dienstleistungen liefern.
  • Investoren und Sponsoren: Personen oder Organisationen, die das Projekt finanziell unterstützen.
  1. Welche Bedürfnisse haben meine Stakeholder und verstehe ich sie?

Es ist wichtig, die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder zu identifizieren, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen im Verlauf des Projekts erfüllt werden. Hier sind einige der typischen Bedürfnisse der Stakeholder:

Projektteam

Das Projektteam umfasst alle internen Mitglieder, die direkt am Projekt arbeiten, darunter Projektleiter, Entwickler, Designer und weitere relevante Teammitglieder. Ihre Hauptbedürfnisse sind:

  • Klare Zielvorgaben: Sie alle benötigen eine klare Definition der Projektziele und Anforderungen, um ihre Aufgaben effizient planen und umsetzen zu können.
  • Transparenz und Kommunikation: Regelmäßige Updates und offene Kommunikation sind entscheidend, damit sie jederzeit wissen, in welchem Stadium das Projekt sich befindet.
  • Ressourcenplanung: Sie brauchen Zugang zu den notwendigen Ressourcen, Tools und Informationen, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen.
  • Unterstützung und Schulung: Für neue Technologien oder Prozesse kann zusätzliche Schulung erforderlich sein, um die Leistung und Effizienz des Teams zu maximieren.

Management

Das Management spielt eine entscheidende Rolle, da es die strategische Ausrichtung und Unterstützung des Projekts gewährleistet. Ihre Bedürfnisse sind:

  • Übersichtliche Berichte und Status-Updates: Sie benötigen klare Berichte zum Projektfortschritt, zur Budgetnutzung und zu Risiken, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
  • Risikomanagement: Informationen über mögliche Risiken und deren Management sind entscheidend, um rechtzeitig Maßnahmen ergreifen zu können und das finanzielle und zeitliche Restrisiko zu kalkulieren.
  • Return on Investment (ROI): Das Management interessiert sich besonders für die Rendite des Projekts und dafür, wie gut es zur Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens beiträgt.

Finanzen

Das Finanzteam ist verantwortlich für die Budgetierung und Verwaltung der finanziellen Mittel des Projekts. Ihre Bedürfnisse umfassen:

  • Kostentransparenz: Sie benötigen detaillierte Informationen zu den Projektkosten, damit sie das Budget überwachen und den finanziellen Überblick behalten können.
  • Budget-Updates: Regelmäßige Aktualisierungen über geplante und tatsächliche Ausgaben sind wichtig, um die Einhaltung des Budgets sicherzustellen.
  • Wirtschaftlichkeit des Projekts: Das Finanzteam achtet darauf, dass das Projekt kosteneffizient ist und einen klaren Mehrwert für das Unternehmen bietet.

Kunden

Kunden oder Endnutzer sind diejenigen, die letztlich von dem Projekt profitieren sollen. Ihre Bedürfnisse sind meist am kritischsten für den Projekterfolg:

  • Anpassungsfähigkeit: Sie erwarten ein Produkt oder eine Dienstleistung, die ihren spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen entspricht.
  • Zuverlässigkeit und Qualität: Kunden suchen nach einem Ergebnis, das sowohl zuverlässig als auch qualitativ hochwertig ist und ihnen einen deutlichen Mehrwert bietet.
  • Kundensupport: Sie benötigen einen klaren Ansprechpartner und eine schnelle Reaktionszeit auf ihre Fragen und Probleme.

Lieferanten und Dienstleister

Lieferanten und Dienstleister sind externe Partner, die Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen, die für das Projekt notwendig sind. Ihre Bedürfnisse sind:

  • Klare Anforderungen und Zeitpläne: Sie benötigen klare Anweisungen, Spezifikationen und Liefertermine, um ihre Dienstleistungen termingerecht erbringen zu können.
  • Zuverlässige Kommunikation: Offener und regelmäßiger Austausch über den Projektstatus und mögliche Anpassungen hilft ihnen, ihre Leistungen anzupassen.
  • Verlässliche Partnerschaft: Lieferanten und Dienstleister wünschen sich eine stabile und langfristige Zusammenarbeit, um eine gleichbleibende Qualität und Zuverlässigkeit gewährleisten zu können.

Investoren und Sponsoren

Investoren und Sponsoren finanzieren das Projekt und erwarten eine angemessene Rendite auf ihre Investition. Ihre Hauptbedürfnisse sind:

  • Transparente Berichterstattung: Sie benötigen klare und detaillierte Berichte über den Projektstatus, die Fortschritte und die finanziellen Aspekte.
  • Erfolgsaussichten: Investoren möchten sicherstellen, dass das Projekt eine hohe Erfolgsaussicht hat und ihre Investition wert ist.
  • Renditeoptimierung: Ihre größte Sorge ist, dass das Projekt einen positiven Einfluss auf den Unternehmenswert hat und einen signifikanten ROI (Return on Investment) liefert.

3. Gestaltung des Kick-Off-Meetings

Die Struktur und Gestaltung des Kick-Off-Meetings sind entscheidend für dessen Erfolg. Hier sind die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest:

  • Vorbereitung: Sende eine Agenda im Voraus an alle Teilnehmer, damit jeder weiß, was erwartet wird. Stelle sicher, dass alle relevanten Dokumente bereit sind und die Ziele des Meetings klar definiert sind.
  • Einführung: Begrüße die Teilnehmer und stelle die wichtigsten Stakeholder vor. Gib einen Überblick über das Projekt, seine Ziele und den geplanten Ablauf.
  • Ziele und Erwartungen: Besprich die Projektziele und die Erwartungen jedes Stakeholders. Kläre die Rollen und Verantwortlichkeiten und stelle sicher, dass alle Beteiligten wissen, wie sie zum Projekterfolg beitragen können.
  • Kommunikationsplan: Lege fest, wie der Austausch zwischen den Stakeholdern erfolgen wird. Definiere Kommunikationskanäle, Berichtszyklen und Verantwortlichkeiten für die Information der Stakeholder.
  • Fragen und Diskussion: Schaffe Raum für Fragen und Feedback der Teilnehmer. Dies ist der Moment, um Unsicherheiten auszuräumen und Erwartungen abzugleichen.
  • Führung der Stakeholder: Höre genau zu und führe die Stakeholder konsequent zu klaren Informationen und Entscheidungen. Visualisiere die Diskussionspunkte und ergänze diese durch Lösungen, die gemeinsam entschieden wurden.
  • Zusammenfassung und nächste Schritte: Fasse die wichtigsten Punkte des Meetings zusammen und kläre die nächsten Schritte. Stelle sicher, dass alle Stakeholder wissen, welche Aufgaben sie erwarten und wie der Zeitplan aussieht.

Fazit

Ein gut organisiertes Stakeholder Kick-Off-Meeting ist der Schlüssel zum Erfolg deines Projekts. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten über ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen informiert sind. Nutze diese Checkliste, um sicherzustellen, dass du nichts übersiehst und dein Projekt auf einem soliden Fundament startet.