Dein Fahrplan von der Idee bis Erfolg des Projekts
Das Management eines Projekts, unabhängig von seiner Größe, ist oft eine Herausforderung. Angefangen bei der Planung kleinster Details bis hin zur Berücksichtigung sich ändernder Kundenanforderungen kann vieles schiefgehen aber auch überraschenderweise besser als geplant laufen, wenn wir es zulassen. Wenn Sie Projekte in klar definierte Phasen aufteilen, die jeweils eigene Ziele verfolgen, wird die Kontrolle über den Fortschritt und die Qualität der Ergebnisse erheblich erleichtert.
Sie sind in einer Situation, in der Sie für die Verwaltung von Projekten verantwortlich sind? Dann ist es für den Anfang nützlich, die grundlegenden Schritte des Projektlebenszyklus zu verstehen. Laut dem PMBOK Guide des Project Management Institute (PMI) umfasst der Lebenszyklus fünf Phasen: Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. Diese Phasen sind der Schlüssel, um aus einer Idee oder Vision ein funktionierendes Produkt zu machen.
Die fünf Phasen des Projektmanagements:
- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektüberwachung und -steuerung
- Projektabschluss
„Nur wer selbst brennt, kann ein Feuer in anderen entfachen“
Phase 1: Projektinitiierung
Die Initiierung ist die Phase, in der eine vage Idee in ein greifbares Ziel verwandelt wird. Es wird ein Business Case erstellt und das Projekt auf einer höheren Ebene definiert. Eine Projektcharta wird entwickelt, um grundlegende Informationen wie Ziele, Budget und Zeitrahmen festzulegen und damit den Rahmen für das Projekt zur Verfügung zu stellen. In unserem Seminar für die aktuellen Methoden des Projektmanagements erfahren Sie, wie man in dieser Phase Klarheit über die Vision, den Nutzen und die Ziele des Projekts ermittelt und wie Sie die wichtigsten Projektbeteiligten identifiziert und ein Stakeholder-Register führt. Und damit schaffen Sie eine sehr gute Basis für die nächsten Schritte im Projekt, weil sich alle Beteiligten im Klaren darüber sind, wohin die Reise gehen soll.
Phase 2: Projektplanung
Die Planungsphase erfordert besondere Sorgfalt, da sie die Grundlage für den gesamten Projektverlauf bildet. Hier werden technische Anforderungen, Zeitpläne und Kommunikationspläne festgelegt. In unseren verschiedenen Projektmanagement Schulungen lernen Sie, SMART- und CLEAR-Ziele zu setzen, die den dynamischen Anforderungen heutiger Arbeitsplätze gerecht werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt dieser Phase ist das Risikomanagement. Projektmanager identifizieren Risiken auf Basis vorhandener Informationen, um mögliche Risiken zu identifizieren und Strategien zu deren Minimierung zu entwickeln. Auch das Änderungsmanagement ist entscheidend, um Probleme durch unerwartete Anpassungen zu vermeiden.
Ein kluger Mann macht nicht alle Fehler selbst. Er gibt auch anderen eine Chance.
Phase 3: Projektdurchführung
In dieser Phase geht es darum, die eigentliche Arbeit zu leisten. Der Projektmanager überwacht kontinuierlich den Fortschritt und stellt sicher, dass die Teammitglieder ihre Arbeiten abstimmen und effektiv zusammenarbeiten.
In unseren Seminaren zur Teamarbeit und Führung im Projekt lernen Sie, wie Sie als Projektleiterin oder Projektleiter das Team auch ohne Weisungsbefugnis führen und wie Sie die Teamzusammenarbeit entwickeln können.
Phase 4: Projektüberwachung und -steuerung
Das wichtigste und am seltensten benutzte Wort im Wortschatz eines Projektmanagers ist „NEIN“. Projektweisheit
Diese Phase beginnt unseres Erachtens bereits mit der Initiierung und nicht erst in der Durchführungsphase. Denn Projekte unterliegen bereits von Anfang Änderungen, auf die Sie sehr früh reagieren sollten.
Monitoring & Controlling des Projekts stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Indem der Projektmanager mit verschiedenen Kennzahlen (KPIs) die Leistung des Projekts bezüglich Zeit, Kosten und Qualität überwacht und die Risiken im Blick behält, kann er den Fortschritt und die Kosten im Auge behalten.
Änderungen im Projekt müssen daraufhin überprüft werden, ob sie zum definierten Umfang gehören und die Vision sowie die Ziele des Projekts unterstützen. Nur nach einer Freigabe werden sie verbindlich in den Projektplan aufgenommen.
In dieser Phase ist die Zusammenarbeit des Teams besonders wichtig und der Projektmanager nutzt seine ganze soziale Kompetenz, um die Mitglieder auf Kurs zu halten aber auch die Stakeholder regelmäßig informiert zu halten.
Jeder Milestone ist binär, entweder ist er geschafft – oder nicht.
Phase 5: Projektabschluss
Nach Abschluss der Arbeiten geht es in dieser Phase darum, das Projekt formal abzuschließen. Verträge werden beendet, Berichte erstellt und Reflexionssitzungen abgehalten, um aus Erfolgen und Misserfolgen zu lernen. Der Einsatz geeigneter Projektmanagement-Software und Tools, wie sie in einem Seminar für die aktuellen Methoden des Projektmanagements vermittelt werden, kann hier den Unterschied machen.
Ein gut strukturierter Projektmanagementprozess erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern sorgt auch für konsistente Ergebnisse.
Du kannst nicht zurück gehen und den Anfang verändern. Aber du kannst starten wo du bist und das Ende verändern.