Mit Weitsicht steuern – Risiken managen, Chancen nutzen.
Jedes Projekt bringt gewisse Unsicherheiten mit sich. Während kleine Projekte mit geringer Dauer, überschaubarem Budget und wenigen Beteiligten oft einfacher zu managen sind, steigen die Risiken bei größeren, komplexeren Vorhaben erheblich. Je umfangreicher ein Projekt wird, desto mehr müssen Sie sich mit dem Thema Risikomanagement auseinandersetzen, um schwerwiegende Folgen zu vermeiden.
Eine oberflächliche Risikoeinschätzung reicht jedoch nicht aus, um den Projekterfolg zu sichern. Vielmehr müssen Risiken systematisch identifiziert und deren potenzielle Auswirkungen genau bewertet werden. Nur so lassen sich realistische Reaktionen entwickeln, die im Falle eines Problems schnell umgesetzt werden können.
Wichtige Projektmanagement-Risiken
Ich habe für Sie fünf Risikobereiche, die Sie bei der Planung und Durchführung eines Projekts beachten sollten.
ERSTENS – Kostenrisiken:
Unvorhergesehene Ereignisse, wie Preissteigerungen oder Lieferengpässe, können das Budget schnell sprengen. Hier ist es wichtig, durch Risikomanagement alle Kostenrisiken im Blick zu behalten. Spezielle Software kann dabei helfen, potenzielle Kostenfaktoren frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. So können Sie sicherstellen, dass Budgets effizient genutzt werden und ein Notfallfonds vorhanden ist, ohne unnötige Mittel zu binden.
Ausgewählte Software für das Risikomanagement in Projekten ermöglicht eine systematische Erkennung von Risiken und Kostenfaktoren, um Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen. Sie können alle relevanten Informationen in einer „einheitlichen Datenquelle“ sammeln, was die notwendige Transparenz schafft, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor diese das Budget überschreiten. Oft ist die Software mit fortschrittlichen Analysetools ausgestattet, die Prognosen zu Projektkosten, Zeitplänen und Schwankungen ermöglichen. Diese datengestützten Einblicke helfen Ihnen, die Zuweisung von Ressourcen effizienter zu gestalten. So kann eine optimierte Budgetierung sicherstellen, dass Ihr Notfallbudget ausreichend, aber nicht überdimensioniert, bleibt.
ZWEITENS – Zeitliche Risiken:
Verzögerungen aufgrund von Ressourcenausfällen, Lieferverzögerungen, neuen Anforderungen aber von äußeren Einflüssen wie schlechtem Wetter oder geopolitischen Spannungen sind ebenfalls ein bedeutendes Risiko. Es ist daher entscheidend, die Wahrscheinlichkeit und die möglichen Auswirkungen dieser Risiken im Voraus zu bewerten. Eine klare Strategie im Risikomanagement hilft dabei, Pufferzeiten sinnvoll zu planen und Backup-Strategien für die kritischen Phasen des Projekts bereitzuhalten.
DRITTENS – Leistungsrisiken:
Projekte können durch Missverständnisse, unrealistische Erwartungen oder mangelnde Ressourcen beeinträchtigt werden. Ein effektives Risikomanagement sollte hier sicherstellen, dass alle Projektmitglieder dieselbe Terminologie und Bewertungskriterien verwenden, um eine nahtlose Kommunikation zu ermöglichen. Automatisierte Tools, die bei Problemen sofort Benachrichtigungen auslösen, können das Team über Änderungen informieren und die Reaktionsfähigkeit verbessern. Agile Projektmanagement Methoden reduzieren die Gefahr solcher Risiken, da diese wesentlich früher in den Fokus geraten.
VIERTENS – Compliance-Risiken:
In stark regulierten Branchen, in Behörden oder in Projekten mit Bezug zum Ausland besteht ein hohes Risiko, gegen Vorschriften zu verstoßen. In solchen Fällen ist ein Risikomanagement, das alle relevanten Vorschriften und Gesetze überwacht und einhält, unverzichtbar, um Sanktionen zu vermeiden und als zuverlässiger Auftragnehmer zu gelten.
FÜNFTENS – Verpasste Chancen:
Nach Projektabschluss wird oft versäumt, die gesammelten Erkenntnisse systematisch zu analysieren. Dies kann dazu führen, dass wertvolle Einsichten für zukünftige Projekte verloren gehen. Ein gründliches Risikomanagement sollte daher auch eine Analysephase umfassen, in der ermittelt wird, welche Maßnahmen funktioniert haben und welche nicht. So können zukünftige Projekte davon profitieren. Ich empfehle auch in klassischen Projektmethoden wie dem Wasserfall-Modell eine Retrospektive einzubauen, die einmal pro Monat durchgeführt wird. Ganz dem Beispiel von Scrum folgend. Damit gewährleisten Sie, dass bereits für das lebende laufende Projekt Verbesserungen im Prozess erarbeitet werden und nicht erst nach Abschluss des Projekts. Meine Erfahrung aus vielen Projekten ist, dass die Lessons Learned am Ende nicht mehr durchgeführt werden, weil die „Arbeit ruft“. Und wenn die Lessons Learned doch durchgeführt werden, ist ein neues Projekt nicht mehr das gleiche, wie das Alte.
Der Erfolgsfaktor
Ganzheitliches Risikomanagement
Erfolgreiche Projekte beruhen nicht darauf, lediglich Fehler zu vermeiden, sondern auf einem umfassenden Verständnis der potenziellen Risiken. Wenn Sie die Prinzipien des Risikomanagements vollständig in Ihre Projektplanung integrieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Team auf alle Eventualitäten vorbereitet ist.
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