Wie du deine Mitarbeiter nicht in den Wahnsinn treibst!
Wenn wir über Ressourcenmanagement sprechen, hat das PMI, wie immer, eine klare Vorstellung davon, wie es richtig gemacht wird. Aber mal ehrlich, wer hat sich noch nicht dabei ertappt, inmitten eines Projekts auf die knappen Ressourcen zu schielen und sich zu fragen: “Bin ich Projektmanager oder jongliere ich einfach nur mit zu vielen Bällen?”
Laut dem Project Management Institute (PMI) umfasst die Ressourcenplanung mehrere Schlüsselkomponenten, um sicherzustellen, dass Projekte effizient und erfolgreich umgesetzt werden. Hier sind die wesentlichen Punkte:
Ressourcenermittlung: Identifizieren der benötigten Ressourcen, einschließlich Personal, Materialien und Ausrüstung, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Ressourcenzuteilung: Zuordnen der identifizierten Ressourcen zu den verschiedenen Projektaufgaben. Dies beinhaltet die Berücksichtigung der Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Teammitglieder.
Ressourcenauslastung: Überwachung und Analyse der Ressourcennutzung, um sicherzustellen, dass keine Überlastung oder Unterauslastung entsteht. Hierbei wird oft ein Ressourcenmanagement-Diagramm oder eine Matrix verwendet.
Ressourcenanpassung: Anpassen der Ressourcenplanung, um auf Veränderungen im Projektverlauf oder unvorhergesehene Probleme zu reagieren. Flexibilität ist hier entscheidend.
Kommunikation und Dokumentation: Sicherstellen, dass alle Teammitglieder über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten informiert sind. Eine klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und fördert die Effizienz.
Risikomanagement: Berücksichtigen von Risiken, die die Ressourcenverfügbarkeit beeinträchtigen könnten, und entsprechende Strategien zur Risikominderung entwickeln.
Die PMI-Richtlinien betonen die Bedeutung einer soliden Ressourcenplanung, um den Projekterfolg zu sichern und die Zufriedenheit der Stakeholder zu gewährleisten. Mit einer durchdachten Ressourcenstrategie kann das Projektteam die Leistung optimieren und gleichzeitig das Risiko von Engpässen und Verzögerungen minimieren.
Die Kunst, den perfekten Ressourcenmix zu finden
Laut dem PMI ist Ressourcenmanagement „der Prozess, sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung stehen, um Projekte effizient und effektiv abzuschließen.“ Klingt erst mal logisch, oder? Aber manchmal fühlt es sich so an, als würden wir versuchen, ein Fünf-Sterne-Menü mit einem leeren Kühlschrank zu zaubern.
Du brauchst mehr Entwickler? Tja, sie haben gerade alle Urlaub. Oder der einzige Designer, den du hast, ist plötzlich der “Allrounder”, der gleichzeitig die PowerPoint-Präsentation des CEOs aufhübschen und die Weihnachtsfeier organisieren soll. Ein echtes Multitalent eben!
Also, wie findest Du die richtigen Ressourcen?
1. Projektanforderungen klären
- Stelle sicher, dass du alle Projektziele und -anforderungen genau kennst. Was soll erreicht werden? Welche Aufgaben und Meilensteine sind entscheidend? Wenn Du das noch nicht weißt, hast du auch nur einen Teil der Ressourcen geklärt.
2. Ressourcenbedarf ermitteln
- Liste die benötigten Ressourcen auf: Personal, Material, Equipment und Budget. Denke dabei an die spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen, die erforderlich sind, um die verschiedenen Aufgaben zu erledigen.
3. Verfügbarkeit prüfen
- Schaue dir an, welche Ressourcen dir intern zur Verfügung stehen und ob du externe Ressourcen (Freelancer, Zulieferer) einbinden musst. Welche Personen haben Kapazitäten, und welches Equipment ist bereits vorhanden? Hier helfen dir der Einkauf und dein Manager.
4. Kompetenzen und Fähigkeiten bewerten
- Überlege, welche Fähigkeiten für die verschiedenen Projektphasen entscheidend sind. Hast du die richtigen Fachleute im Team? Falls nicht, kannst du entweder Mitarbeitende weiterbilden oder externe Experten hinzuziehen?
5. Ressourcen priorisieren
- Nicht alle Ressourcen sind gleich wichtig. Priorisiere, welche Ressourcen für die Kernaufgaben essenziell sind und welche weniger kritisch sind. So kannst du sicherstellen, dass die wichtigsten Bereiche optimal besetzt sind.
Der nächste Punkt hilft dir, die Experten besser zu kalkulieren, die rar sind.
6. Ressourcenkonflikte und Engpässe managen
- Überlege, ob es mögliche Engpässe bei Ressourcen gibt (z. B. wenn zwei Projekte gleichzeitig denselben Experten benötigen) und wie du sie ausgleichen kannst. Ein Puffer kann helfen, unerwartete Engpässe zu vermeiden.
7. Ressourcenüberwachung
- Plane ein System ein, mit dem du den Einsatz der Ressourcen überwachen und bei Bedarf anpassen kannst. So kannst du im laufenden Projekt nachjustieren. Das Ressourcen-Monitoring ist dabei eine regelmßige, fast tägliche Aufgabe.
8. Flexibilität einplanen
- Projekte sind unsicher und neu. In Projekten treten demnach oft unvorhergesehene Ereignisse auf. Ob das Änderungen sind oder Risiken, die eintreten. Plane genügend Flexibilität ein, um Ressourcen bei Bedarf schnell umschichten zu können.
Ressourcenplanung: Schachspiel oder wilde Improvisation?
Das PMI empfiehlt, Ressourcen strategisch und langfristig zu planen. Dazu brauchst Du aber transparente strategische Ziele des Unternehmens, Erstellung von Projektportfolios, die Erfassung aller Projekte im Unternehmen, eine Analyse über die Abhängigkeiten und Synergien zwischen den Projekten, Einflüsse von und auf die Organisation, etc. Also nichts anderes als ein PMO (Project Management Office). Nicht jedes Unternehmen hat das. In diesem Fall bist du auf die gute Organisation und Ressourcenplanung jeder Abteilung angewiesen, bei denen du deine Ressourcen anfragst.
Jeder erfahrene Projektmanager weiß: Am Ende läuft es doch immer irgendwie anders. Da ist der Kollege, der auf dem Papier „100 % verfügbar“ ist – aber in Wirklichkeit jongliert er neben dem Tagesgeschäft schon längst mit drei anderen Projekten und kommt nicht mal mehr zum Kaffeetrinken.
Und wer kennt nicht den Klassiker: “Das schaffen wir schon in zwei Wochen!” Zwei Wochen später stellt man dann fest, dass man eher zwei Monate gebraucht hätte – aber hey, die Zeit wird schon irgendwie gefunden, oder? Notfalls arbeiten wir halt nachts. (Das PMI würde dazu vermutlich “Kapitulation vor schlechtem Ressourcenmanagement” sagen, aber nennen wir es einfach Multitasking auf höchstem Niveau.)
Fazit: Ressourcenmanagement ist kein Wunschkonzert
PMI’s Prinzipien sind Gold wert – keine Frage. Aber in der Realität gleicht Ressourcenmanagement oft einem Balanceakt auf einem Seil. Trotzdem, wenn wir eines gelernt haben, dann, dass flexible Planung und eine Prise Humor der Schlüssel sind. Denn seien wir ehrlich: Wer sich selbst nicht ein bisschen über den Projektwahnsinn amüsieren kann, dem wird das Ressourcenmanagement irgendwann ganz schön unter die Haut gehen.
Also, halte dich an die Grundsätze des PMI, aber vergiss nie: Auch Projektmanagement ist irgendwie eine Kunst – und manchmal ist es nützlich, flexibler auf die Änderungen zu reagieren. Bleib gelassen, und denke immer daran: Jede Herausforderung bringt dich einem gelungenen Projektabschluss ein kleines Stück näher… und zusätzlich zu einem weiteren humorvollen Anekdoten-Abend mit dem Team.