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Weniger Engpässe, mehr Fortschritt.
Herausforderungen der Ressourcenplanung und des Ressourcenmanagements im Projektmanagement
Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement gehören zu den zentralen Aufgaben im Projektmanagement, und dennoch gelten sie als besonders anspruchsvoll. Die Komplexität dieser Aufgaben ergibt sich aus einer Vielzahl von Faktoren, die nicht nur von der Art des Projekts, sondern auch von den Ressourcen und deren Verfügbarkeit abhängen. In diesem Bericht werfen wir einen detaillierten Blick auf die wesentlichen Gründe, warum Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement oft so schwierig sind und geben gleichzeitig Lösungsansätze und praktische Beispiele.
1. Begrenzte Verfügbarkeit von Ressourcen
Einer der offensichtlichsten Gründe für die Schwierigkeit der Ressourcenplanung ist die begrenzte Verfügbarkeit von Ressourcen. Ressourcen sind nicht unendlich – sei es Personal, Materialien oder finanzielle Mittel. In vielen Unternehmen konkurrieren mehrere Projekte gleichzeitig um dieselben Ressourcen, was zu Engpässen führen kann. Gerade bei gefragten Experten oder spezifischen Materialien kann es zu Verzögerungen kommen, die den gesamten Projektplan gefährden oder über den Haufen werfen.
Das Ressourcenmanagement wird durch diese konkurrierenden Anforderungen zusätzlich erschwert, da Projektmanager oft Kompromisse eingehen müssen. Das bedeutet, dass sie sich entscheiden müssen, welche Projekte priorisiert werden und welche möglicherweise verschoben oder reduziert werden müssen. Diese Entscheidung erfordert eine fundierte Analyse der Projektziele und der langfristigen Unternehmensstrategie, was nicht immer einfach ist.
2. Schwierigkeiten bei der Vorhersage von Ressourcenbedarf
Ein weiterer wesentlicher Aspekt, der die Ressourcenplanung kompliziert macht, ist die Vorhersage des genauen Ressourcenbedarfs. Projekte sind dynamisch und unterliegen oft unvorhersehbaren Veränderungen. Eine anfängliche Schätzung der benötigten Ressourcen kann sich als unzureichend oder übertrieben erweisen, sobald das Projekt in vollem Gange ist.
In agilen Projekten, bei denen Flexibilität und iterative Planung im Vordergrund stehen, gestaltet sich das Ressourcenmanagement noch komplexer. Da sich Anforderungen und Prioritäten schnell ändern können, müssen auch die zugewiesenen Ressourcen regelmäßig neu bewertet und angepasst werden. Eine präzise Vorhersage, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, ist deshalb oft ein schwieriges Unterfangen.
3. Mangel an Transparenz und Kommunikation
Eine weitere Schwierigkeit bei der Ressourcenplanung liegt oft im Mangel an klarer Kommunikation und Transparenz innerhalb des Unternehmens. Wenn nicht genau bekannt ist, welche Ressourcen verfügbar sind oder welche Projekte bereits welche Ressourcen in Anspruch nehmen, wird es fast unmöglich, eine effektive Ressourcenplanung vorzunehmen. Eine fehlende zentrale Übersicht über Ressourcen, wie beispielsweise eine Ressourcendatenbank, führt oft dazu, dass Projektmanager „im Dunkeln“ planen.
Auch eine mangelhafte Kommunikation zwischen Abteilungen oder Projektteams erschwert das Ressourcenmanagement erheblich. Ohne regelmäßigen Austausch über den Status der Ressourcen kann es zu doppelter Zuweisung, überlasteten Mitarbeitern oder fehlenden Materialien kommen – allesamt Faktoren, die ein Projekt erheblich verzögern oder verteuern können.
4. Menschliche Faktoren und Teamdynamik
Der menschliche Faktor ist meines Erachtens die größte Herausforderung im Ressourcenmanagement. Mitarbeiter sind nicht einfach Ressourcen, die beliebig verplant werden können, sondern Individuen mit persönlichen Bedürfnissen, Qualifikationen und Kapazitäten. Wir können sie nicht einsetzen wie eine Maschine, die kontinuierlich über Stunden die gleiche Leistung erbringen kann. Die Zuweisung von Aufgaben muss also nicht nur auf Basis der Verfügbarkeit erfolgen, sondern auch in Hinblick auf die Fähigkeiten und die Belastbarkeit der Teammitglieder.
Überdies wirken sich Teamdynamik und Motivation auf das Ressourcenmanagement aus. Überlastete oder demotivierte Mitarbeiter werden weniger produktiv sein, was zu einem ineffizienten Einsatz der Ressource „Personal“ führt. Hier ist das richtige Gleichgewicht in der Arbeitsverteilung und das Monitoring von Überlastung oder Unzufriedenheit entscheidend und das jeweilige Management gefordert.
Wie kann man als Projektleiter die Situation für das Projekt verbessern, um eine bessere Ressourcenplanung und damit Terminplanung zu erreichen?
Ein Schritt, der von Projektleiterseite direkt in der Planung umgesetzt werden kann, ist es, die Engpassressourcen zuerst einzuplanen. Engpassressourcen sind oft Experten / Spezialisten / Lieblingsmitarbeiter, die zuverlässig und zügig arbeiten. Diese Mitarbeiter will jedes Projekt haben und sie sind daher sehr schnell überbucht. Sie bestimmen daher den Terminplan im Projekt. Setzt man mit der Planung an dieser Stelle an, können andere Arbeiten/Tasks im Projekt um diese Engpassressourcen herum geplant werden.
Wie Projektportfolio Management (PPM) auf die Herausforderungen der Ressourcenplanung und des Ressourcenmanagements reagieren kann
Das Projektportfolio Management (PPM) spielt eine zentrale Rolle, um die genannten Herausforderungen der Ressourcenplanung und des Ressourcenmanagements effektiv zu bewältigen. Durch die systematische Planung, Priorisierung und Überwachung mehrerer Projekte gleichzeitig bietet das PPM einen strukturierten Ansatz, um die begrenzten Ressourcen optimal zu nutzen und Projekte im Einklang mit den strategischen Zielen eines Unternehmens umzusetzen. Im Folgenden wird erläutert, wie PPM auf die spezifischen Schwierigkeiten der Ressourcenplanung reagieren kann:
1. Zentralisierte Ressourcenübersicht und -allokation (Zuordnung und Verteilung knapper Ressourcen)
Eines der Hauptprobleme bei der Ressourcenplanung ist der Mangel an Transparenz und Übersicht über verfügbare Ressourcen. Hier bietet das PPM eine Lösung, indem es eine zentralisierte Plattform zur Verwaltung aller verfügbaren Ressourcen bereitstellt. Durch den Einsatz von PPM-Tools erhalten Projektmanager einen Echtzeit-Überblick darüber, welche Ressourcen in welchem Projekt eingesetzt werden und welche noch verfügbar sind.
Diese zentralisierte Übersicht ermöglicht es dem Portfolio-Manager, Ressourcen nach Prioritäten und strategischer Bedeutung der Projekte zuzuweisen. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass Ressourcen unnötig doppelt vergeben oder ineffizient genutzt werden. PPM hilft auch dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Alternativen zu finden, bevor sie sich negativ auf den Projektfortschritt auswirken.
2. Strategische Priorisierung von Projekten
Ein weiterer wesentlicher Beitrag des Projektportfolio Managements zur Lösung der Ressourcenproblematik ist die strategische Priorisierung von Projekten. Da Ressourcen begrenzt sind, müssen nicht alle Projekte gleichzeitig oder mit derselben Intensität verfolgt werden. PPM bewertet und priorisiert Projekte anhand ihrer strategischen Bedeutung, ihres erwarteten Werts und ihrer Risiken. Diese Priorisierung hilft, die knappen Ressourcen gezielt auf die Projekte zu konzentrieren, die den größten Nutzen für das Unternehmen bieten.
Durch diese klare Priorisierung kann verhindert werden, dass Ressourcen auf weniger wichtige oder weniger dringende Projekte verteilt werden, während kritische Projekte aufgrund von Ressourcenmangel leiden. Dies verbessert nicht nur die Ressourcennutzung, sondern fördert auch den Gesamterfolg des Unternehmens.
3. Szenarioplanung und Flexibilität
Projektportfolio Management ermöglicht die Durchführung von „Was-wäre-wenn“-Analysen (Szenarioplanung), die Projekt- und Ressourcenplanung flexibler und anpassungsfähiger machen. Durch die Simulation verschiedener Szenarien können Portfolio-Manager herausfinden, wie sich Veränderungen im Ressourcenbedarf oder unerwartete Störungen auf die Projektlandschaft auswirken würden. Dies erleichtert die Anpassung von Ressourcenplänen, bevor es zu einem tatsächlichen Engpass kommt.
Die Möglichkeit, alternative Szenarien durchzuspielen, erlaubt es dem Unternehmen, flexibel auf unvorhersehbare Änderungen im Ressourcenbedarf oder auf externe Ereignisse zu reagieren. So wird das Ressourcenmanagement proaktiver gestaltet und Engpässe können vorab identifiziert und vermieden werden.
4. Optimierung der Ressourcennutzung durch Kapazitätsplanung
PPM ermöglicht eine genauere Kapazitätsplanung, die hilft, die Ressourcen möglichst effizient zu nutzen. Durch das kontinuierliche Monitoring von Ressourcenbelastungen und die Analyse der verfügbaren Kapazitäten können Projekte so geplant werden, dass Überlastungen oder Leerlaufzeiten vermieden werden. Diese Planung sorgt dafür, dass Ressourcen weder über- noch unterfordert sind, was langfristig zu einer besseren Produktivität und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt – es kommt Ruhe rein!
In diesem Kontext spielt das Ressourcenmanagement eine besonders wichtige Rolle: PPM hilft dabei, die tatsächliche Kapazität jedes Mitarbeiters oder Teams realistisch einzuschätzen und Aufgaben entsprechend zu verteilen. Dies mindert das Risiko von Burnouts und fördert die langfristige Arbeitsfähigkeit der Belegschaft.
5. Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit
Ein zentraler Erfolgsfaktor für das Ressourcenmanagement ist eine reibungslose Kommunikation zwischen den Projektteams. PPM sorgt dafür, dass die verschiedenen Abteilungen und Teams eines Unternehmens besser miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Dies geschieht, indem zentrale Informationsplattformen und regelmäßige Meetings dafür sorgen, dass alle Beteiligten über den Status der Projekte und der zugeteilten Ressourcen informiert sind.
Ebenfalls erfasst das Projektportfolio Management Abhängigkeiten und Synergien zwischen Projekten. Somit weiß ich als Projektleiterin schnell, welche Projekt von mir abhängen, welche Projekte mein Projekt beeinflussen und wo eventuell Funktionen, Leistungen oder Services in anderen Projekten bereits erstellt wurden, die ich selber auch benötige und nicht doppelt erfinden muss
Durch die Schaffung einer klaren Kommunikationsstruktur lassen sich Missverständnisse und Informationslücken vermeiden, die oft zu einer ineffizienten Ressourcennutzung führen. PPM fördert eine kulturübergreifende Transparenz und Zusammenarbeit, wodurch Ressourcen planvoll und abgestimmt eingesetzt werden können.
Fazit
Die Ressourcenplanung und das Ressourcenmanagement im Projektmanagement sind so schwierig, weil sie viele dynamische und oft schwer vorhersehbare Variablen beinhalten. Begrenzte Verfügbarkeit, ungenaue Bedarfsprognosen, mangelnde Transparenz und menschliche Faktoren erschweren eine effiziente Planung und Steuerung. Erfolgreiches Ressourcenmanagement erfordert daher nicht nur technisches Know-how, sondern auch Flexibilität, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und einen guten Blick für die individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten der Teammitglieder.
Indem Unternehmen Werkzeuge zur besseren Transparenz einführen und die Kommunikation verbessern, können viele der Herausforderungen im Bereich der Ressourcenplanung bewältigt werden. Dennoch bleibt dies eine der anspruchsvollsten Disziplinen im modernen Projektmanagement.
Projektportfolio Management stellt eine wertvolle Unterstützung bei der Bewältigung der Herausforderungen von Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement dar. Es verbessert die Transparenz, optimiert die Allokation von Ressourcen und ermöglicht eine strategische Priorisierung von Projekten. Durch Szenarioplanung und Flexibilität können Unternehmen zudem besser auf unvorhersehbare Veränderungen reagieren. PPM schafft damit die Voraussetzungen für eine nachhaltige und effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen und trägt dazu bei, Projekte im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens erfolgreich umzusetzen.
Wie Ressourcenmanagement in der Praxis erfolgreich umgesetzt wurde
Beispiel 1: Boeing 787 Dreamliner
Ein Praxisbeispiel für hervorragendes Ressourcenmanagement findet sich in der erfolgreichen Durchführung des Boeing 787 Dreamliner-Programms. Obwohl das Projekt in seiner frühen Phase erhebliche Probleme hatte, führte eine Neuausrichtung des Ressourcenmanagements zu einem Erfolg, der das Flugzeug zu einem der meistverkauften seiner Klasse machte. Hier sind die Schlüsselaspekte, die zum hervorragenden Ressourcenmanagement im späteren Verlauf des Projekts beitrugen:
Zentralisierte Steuerung der Ressourcen
Nachdem das Projekt zunächst durch Ressourcenknappheit und Lieferengpässe beeinträchtigt war, entschied sich Boeing für ein zentrales Ressourcenmanagementsystem. Boeing setzte eine spezielle Abteilung ein, die die globale Lieferkette überwachte und zentralisierte. Diese Abteilung stellte sicher, dass die benötigten Teile rechtzeitig verfügbar waren, und koordinierte die Arbeit über verschiedene Standorte hinweg.
Durch eine zentralisierte Ressourcenübersicht war Boeing in der Lage, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Alternativlösungen zu finden. Dies trug dazu bei, dass sich Lieferverzögerungen reduzierten und die Produktion effizienter ablief.
Optimierung der globalen Lieferkette
Die Herstellung des Dreamliners erforderte die Zusammenarbeit mit Zulieferern auf der ganzen Welt. Boeing stellte fest, dass einige Zulieferer Schwierigkeiten hatten, die benötigten Komponenten rechtzeitig zu liefern. Durch die Einführung eines strikten Supply Chain Management Systems konnte Boeing die Ressourcen der Zulieferer besser planen und koordinieren. Zudem wurden kritische Lieferanten stärker unterstützt, um die Produktionsprozesse zu optimieren und Engpässe zu vermeiden.
Diese globale Optimierung der Ressourcenallokation trug maßgeblich zur Stabilisierung des Projekts bei, indem Ressourcen in der gesamten Lieferkette transparent und effizient verwaltet wurden.
Verbesserte Kapazitätsplanung und -überwachung
Ein weiteres Highlight des Ressourcenmanagements im Dreamliner-Programm war die Fokussierung auf die Kapazitätsplanung der Produktionslinien. Boeing implementierte neue Softwarelösungen und Analysesysteme, um die Auslastung der Produktionskapazitäten zu überwachen und frühzeitig Anpassungen vornehmen zu können. Damit konnte das Unternehmen sicherstellen, dass sowohl Maschinen als auch Personal effizient eingesetzt wurden.
Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Kapazitäten gelang es Boeing, Produktionsverzögerungen deutlich zu reduzieren und die Effizienz der Produktion zu steigern.
Agiles Ressourcenmanagement und Flexibilität
Obwohl Boeing in der Luftfahrtbranche traditionell auf lineare Produktionsprozesse gesetzt hatte, entschied sich das Unternehmen im Dreamliner-Programm für einen agilen Ansatz im Ressourcenmanagement. Der Einsatz agiler Methoden half Boeing, flexibler auf Veränderungen in der Nachfrage und auf unvorhergesehene Probleme in der Lieferkette zu reagieren.
Dieser agile Ansatz bedeutete auch, dass Ressourcen dynamisch umverteilt werden konnten, wenn sich Prioritäten änderten. Beispielsweise wurde Personal schnell zwischen verschiedenen Produktionsstandorten verschoben, um dort Engpässe zu beheben, wo es notwendig war. Dieses dynamische Ressourcenmanagement ermöglichte es Boeing, flexibel und schnell auf Herausforderungen zu reagieren.
Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
Ein wesentlicher Bestandteil des verbesserten Ressourcenmanagements war die Förderung der Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektteams. Durch die Implementierung eines integrierten Kommunikationstools war es den Teams möglich, in Echtzeit Informationen auszutauschen und Entscheidungen schneller zu treffen.
Insbesondere die enge Zusammenarbeit zwischen der Ressourcenmanagement-Abteilung und den Zulieferern ermöglichte eine genaue und bedarfsgerechte Planung. Die verbesserte Kommunikation half Boeing, mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen und sofortige Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu beheben.
Fazit
Das Boeing 787 Dreamliner-Programm ist ein hervorragendes Beispiel für erfolgreiches Ressourcenmanagement in der Praxis. Trotz anfänglicher Schwierigkeiten konnte Boeing durch die Einführung eines zentralisierten Ressourcenmanagements, die Optimierung der globalen Lieferkette, eine verbesserte Kapazitätsplanung und einen agilen Ansatz die Produktion effizienter gestalten und das Projekt zum Erfolg führen. Die Lehren aus diesem Projekt verdeutlichen, wie wichtig ein strukturiertes und flexibles Ressourcenmanagement für den Projekterfolg ist, insbesondere bei komplexen und globalen Vorhaben.
Beispiel 2: Bauprojekt der Londoner Crossrail-Strecke
Ein weiteres hervorragendes Beispiel für Ressourcenmanagement in der Praxis ist das Bauprojekt der Londoner Crossrail-Strecke (heute bekannt als Elizabeth Line), eines der größten und komplexesten Infrastrukturprojekte Europas. Obwohl es in Bezug auf Zeit und Budget Herausforderungen gab, gilt das Ressourcenmanagement dieses Projekts als vorbildlich und hat entscheidend zum letztendlichen Erfolg beigetragen. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die zu diesem Erfolg geführt haben:
Umfassende Integration von Ressourcenplanungstools
Die Crossrail-Strecke erstreckt sich über 118 Kilometer und erfordert die Koordination von Bauarbeiten an Dutzenden von Standorten, einschließlich der tief unter der Erde gelegenen Bahnhöfe. Um diese Komplexität zu bewältigen, setzte das Projektteam auf modernste Ressourcenplanungstools. Diese Systeme halfen bei der Integration von Baufortschritt, Personalplanung, Materiallieferungen und Maschinenverfügbarkeit in einer zentralen Datenbank.
Durch die Integration digitaler Modelle (Building Information Modeling, BIM) konnte das Team den Ressourcenbedarf in Echtzeit überwachen, Probleme antizipieren und die Ressourcenzuweisung laufend optimieren. Dies führte zu einer deutlich effizienteren Nutzung von Arbeitskräften, Maschinen und Baumaterialien.
Gezielte Personalplanung und -weiterbildung
Da das Projekt hochspezialisierte Bauarbeiten erforderte, stellte das Personalmanagement eine besondere Herausforderung dar. Crossrail hat frühzeitig erkannt, dass der Erfolg des Projekts stark von der Qualifikation und Verfügbarkeit der Arbeitskräfte abhängt. Um sicherzustellen, dass genügend Fachkräfte für die anspruchsvollen Aufgaben wie Tunnelbau und Hochpräzisionsinstallationen zur Verfügung standen, investierte das Projekt in gezielte Schulungs- und Weiterbildungsprogramme.
Durch diese vorausschauende Personalplanung und -entwicklung konnte Crossrail sicherstellen, dass stets genügend qualifizierte Arbeitskräfte zur Verfügung standen. Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, in Ressourcenentwicklung zu investieren, um den langfristigen Erfolg eines Projekts sicherzustellen.
Effektives Lieferkettenmanagement
Eine weitere zentrale Herausforderung war die Verwaltung der umfangreichen Lieferketten, die sich über mehrere Länder erstreckten. Um die Ressourcenplanung und -verfügbarkeit zu optimieren, führte Crossrail ein umfassendes Lieferkettenmanagement ein, das die Koordination von Lieferanten weltweit effizient steuerte. Dazu gehörte die Implementierung eines Systems zur Verfolgung von Lieferungen und Baufortschritten in Echtzeit, was Verzögerungen bei der Lieferung von Baumaterialien oder Ausrüstung minimierte.
Dieses präzise Ressourcenmanagement sorgte dafür, dass alle benötigten Materialien rechtzeitig und in der richtigen Menge an den jeweiligen Baustellen eintrafen. Engpässe oder Verzögerungen wurden so reduziert, was zu einer insgesamt effizienteren Bauplanung führte.
Risikomanagement und Szenarioplanung
Ein wesentlicher Bestandteil des Ressourcenmanagements bei Crossrail war die kontinuierliche Risikobewertung. Mit einem speziellen Fokus auf Ressourcenrisiken wurde eine Szenarioplanung durchgeführt, die mögliche Engpässe in Bezug auf Arbeitskräfte, Material oder Zeit antizipierte. So konnte das Projektteam frühzeitig auf potenzielle Probleme reagieren und alternative Lösungen entwickeln.
Beispielsweise wurden in Zeiten, in denen es Engpässe bei der Verfügbarkeit bestimmter Materialien gab, Lieferungen vorgezogen oder alternative Lieferanten genutzt, um Verzögerungen zu vermeiden. Diese proaktive Herangehensweise im Risikomanagement ist ein Schlüsselelement, das zu einem erfolgreichen Ressourcenmanagement beiträgt.
Flexibles und agiles Ressourcenmanagement
Crossrail musste in Echtzeit auf sich ändernde Bedingungen reagieren, wie z. B. Änderungen in der Planung oder unerwartete Probleme bei den Bauarbeiten tief unter der Erde. Hier kam die Flexibilität im Ressourcenmanagement zum Tragen: Ressourcen wie Personal, Maschinen und Material konnten schnell umdisponiert werden, um neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Besonders bemerkenswert ist der flexible Einsatz von Personal und Maschinen zwischen den verschiedenen Baustellenabschnitten. Wenn an einer Stelle unerwartete Verzögerungen auftraten, konnten diese Ressourcen an einen anderen Teil des Projekts verschoben werden, um dort den Baufortschritt zu beschleunigen. Diese dynamische Umverteilung von Ressourcen war entscheidend für die Effizienz des Gesamtprojekts.
Fazit
Die Crossrail-Strecke zeigt, wie ein großes, komplexes Bauprojekt durch exzellentes Ressourcenmanagement erfolgreich abgeschlossen werden kann. Durch den Einsatz moderner Planungstools, gezielte Personalentwicklung, ein effektives Lieferkettenmanagement, eine sorgfältige Risikoplanung und flexible Reaktionen auf unvorhergesehene Herausforderungen konnte Crossrail viele der typischen Probleme bei Großprojekten bewältigen.
Dieses Beispiel unterstreicht die Bedeutung eines proaktiven und agilen Ansatzes im Ressourcenmanagement, der nicht nur kurzfristige Engpässe löst, sondern auch langfristig die Produktivität und Effizienz eines Projekts sicherstellt.